O sucesso de uma boa governação municipal está em saber como bem gerir os recursos. Para isso, as ferramentas de desmaterialização de formulários e de processos eletrónicos são fundamentais, já que poupam tempo, dinheiro e beneficiam os cidadãos.

Numa procura constante de fazer mais com menos e sempre em busca da eficiência, as organizações encaram as ferramentas de desmaterialização de formulários e de processos eletrónicos como um dos eixos fundamentais das suas linhas de atuação. O sucesso de uma governação municipal não pode fugir a esta regra, pois deve estar centrada em serviços que sejam impactantes na perceção que os munícipes têm da sua administração local. As organizações procuram soluções rápidas e de qualidade, já que os procedimentos manuais são mais morosos, dispendiosos e mais sujeitos ao erro, não suportando o mesmo grau de verificação de qualidade do que um teste automatizado - muito mais rigoroso e seletivo na recolha e tratamento de dados.

Assim, gera-se a necessidade de criar e implantar infraestruturas técnicas e tecnológicas móveis e ágeis, disruptivas e não intrusivas de controlo e de gestão das operações no terreno, associadas à atividade das equipas de inspeções técnicas periódicas e de emergência, avaliações de património, autos de medição ou execução de obras. Esta automação do trabalho tem muito a ganhar se incluir o controlo e a gestão georreferenciada das equipas a deslocar no terreno, se envolver diversas disciplinas técnicas e tecnológicas, aliado a um conhecimento muito concreto das realidades económica, social e cultural das pessoas da região.

Por isso, é com naturalidade que os municípios surgem no topo das organizações para quem a desmaterialização de formulários e de processos eletrónicos ganha uma importância vital. O exemplo da Câmara Municipal de Matosinhos é elucidativo: lâmpadas fundidas, papeleiras vandalizadas, semáforos avariados, buracos nas ruas, ocupação ilegal da via pública ou publicidade não autorizada são apenas algumas das finalidades a que se destina a "Plataforma Móvel Qualidade 100% e Fiscalização".

Esta gestão do município em tempo real permite aos responsáveis autárquicos monitorizar o cumprimento dos objetivos estratégicos, organizacionais e funcionais, as metas dos programas de investimento, os alertas recebidos e os eventos não previstos, além das ações desencadeadas em resposta aos mesmos.

Os destinatários finais são, obviamente, os cidadãos, mas a primeira utilização é dada por "uma equipa no terreno que regularmente vai vistoriar todos os espaços públicos [...], no mínimo, seis vezes por ano e preencher uma espécie de check-list para que nenhum aspeto fique de fora da vistoria. São as novas tecnologias ao serviço da manutenção da cidade para acelerar procedimentos", disse, no momento da apresentação desta ferramenta, o então presidente da autarquia, Guilherme Pinto. As informações para uma espécie de "serviços centrais" podem ser fornecidas através de registos escritos, vídeo ou fotografia, georreferenciando o local da ocorrência, para que a situação seja "resolvida imediatamente".

Atualmente existe uma vasta oferta de soluções mobile que correspondem às necessidades dentro do contexto apresentado. Neste domínio, destaque-se a solução mobile MUNICÍPIO 360 da empresa PARADIGMSHIFT que, sendo muito abrangente e completa, distingue-se das demais pela sua versatilidade, ergonomia e facilidade de implementação e configuração. Para consultar em: http://www.paradigmshift.pt/paradigmshift/displaySolucoes?numero=36805&slider=36692&municipio_360

O município de Oliveira de Azeméis decidiu "alinhar a prestação do serviço com as expectativas dos cidadãos" , propondo-se cumprir os seguintes objetivos: otimizar os métodos de trabalho e os fluxos de circulação da informação; produzir informação de gestão que permita um controlo efetivo da atividade e suporte à tomada de decisão.

Para isso, instaurou um conjunto de procedimentos/processos organizados e integrados num modelo de gestão unificador entre serviços, numa perspetiva de adequação de suporte de informação e respetivos pedidos, aspetos organizativos de gestão de tempo, rastreabilidade de tarefas em curso e listas de espera para os serviços, num foco nos canais de comunicação ao cidadão. Ao mesmo tempo, o município de Oliveira de Azeméis aplicou um sistema de gestão documental maximizador de sinergias, através da solução Business Process Management, que agrega o tratamento e a tramitação processual, o rastreamento integral dos fluxos de processos e a desmaterialização das várias etapas burocráticas, transformando processos morosos e complexos em atividades ágeis de resposta rápida. O projeto serve de base de gestão a todos os processos e documentos, que são tratados de forma transversal e o mais homogénea possível.

Estas são preocupações globais dos autarcas um pouco por todo o mundo, como é o caso de Beaumont, na Califórnia (Estados Unidos da América). Através da implementação da ferramenta BasicGov, esta pequena cidade norte-americana revolucionou a forma como os responsáveis políticos e técnicos começaram a interagir mais e melhor com os cidadãos. Os cidadãos puderam passar a intervir diretamente nos destinos locais em áreas como: qualidade do ar, equipamentos municipais, finanças, proteção civil ou urbanismo, entre outros. Além do agendamento automático de inspeções/avaliações no terreno, foi possível agilizar processos através da interligação instantânea de documentos para uma base de dados comum e também permitir o acesso ao histórico do caso por parte de vários departamentos (no escritório ou no terreno).

Abordemos um tema que está na ordem do dia: a gestão inteligente de edifícios, com o propósito de avaliar e implementar medidas tendentes à redução do consumo de energia nos referidos edifícios, ou seja, como poupar dinheiro e recursos. Foi feito um estudo pela MEDBEE - Mediterranean Buildings Rethinking for Energy Efficiency Improvement, tendo por cidade-piloto Barcelona. Esse estudo pretendeu fazer uma caraterização dos edifícios da Europa Mediterrânica a partir da Cidade Condal e concluiu-se pela existência de cinco tipos de construção específicas e quais as respetivas necessidades de medidas de melhoria de eficiência energética (para o caso da gestão inteligente de edifícios).

Esse estudo, de importância capital para quem quer projetar o futuro, só foi possível graças à implementação de sistemas técnicos e tecnológicos, que permitiram controlar e gerir as operações no terreno, recolher e tratar eletronicamente dados e informações recolhidos com a finalidade de elaborar um relatório exaustivo e fiel. Foram tidos em avaliação elementos como: equipas de inspeções técnicas periódicas e de emergência, avaliações de património, autos de medição, execução de obras e tudo com a gestão georreferenciada das equipas a deslocar no terreno. As aplicações deste sistema são várias, resta portanto aplicá-lo em nome da boa governação local...