Equipas técnicas que operem no exterior terão a sua produtividade aumentada se usarem aplicações móveis em tabletes que lhes permitam executar, controlar e gerir todo o processo de trabalho realizado no terreno.

Poupar tempo e dinheiro é a combinação certa para ter sucesso em qualquer negócio. Por isso, são essenciais a criação e implantação de infraestruturas técnicas e tecnológicas que permitam controlar e gerir as operações das equipas que executam trabalho no terreno, bem como recolher eletronicamente e tratar automaticamente todos os dados e informações usando apenas para tal, dispositivos móveis (smart phones ou tablets). Em causa está a atividade de equipas técnicas de inspeções técnicas periódicas e de emergência, avaliações de património, autos de medição, execução de obras - inclui o controlo e gestão georreferenciada das equipas a deslocar no terreno - e cartografia, entre outras.

A inspeção técnica a edifícios pode ser um processo moroso e complicado, se não forem usadas ferramentas tecnológicas adequadas, quer se trate de uma pequena ou média empresa, quer de uma grande empresa. Através de soluções tecnológicas de utilização remota, os relatórios podem ser efetuados no próprio instante de finalização dos trabalhos e com possibilidade de incluir documentos em diversos formatos, fotografias comentadas, desenhar esquemas, recolher assinaturas digitais, fazer a leitura de códigos de barras, recolher impressões digitais e até imprimir etiquetas, de modo a que estes dados sejam armazenados de imediato e acessíveis a todos os intervenientes no processo. E como as vistorias são feitas com base nas normas legais aplicáveis à boa utilização dos edifícios, o relatório final conterá exatamente o tipo de informações requeridas e em conformidade com as melhores práticas do setor.

A variedade de possíveis utilizadores desta tecnologia abrange também empresas dedicadas a áreas do setor da construção que recorrendo a aplicações móveis para a recolha de dados no local da edificação, convertendo depois a informação em dados úteis para diversas finalidades, desde a elaboração de autos de medição até à elaboração de adendas a propostas técnicas e comerciais. De modo similar podem os proprietários de imóveis para aluguer fazer as suas vistorias, inspeções e avaliações e melhor adequar os vários modelos de arrendamento de acordo com as necessidades do parque habitacional que gerem. Também as entidades como as autarquias locais poderão fazer bom uso de uma ferramenta que lhes permitirá aceder a um sistema integrado com as empresas municipais de habitação para gerir o parque habitacional. Os avaliadores de imóveis são outro grupo de profissionais que tem muito a ganhar com a utilização destes sistemas remotos de recolha e tratamento eletrónico de dados e informações: com um curto número de operações podem facilmente calcular os custos de manutenção e o tempo de útil dos vários elementos de uma casa - casas-de-banho, sistema elétrico, canalizações, cozinha, eletrodomésticos, etc. Há ainda a referir o campo de oportunidades que se abre para os agentes imobiliários, cujas informações partilhadas com outros agentes do setor permitir-lhes-á um melhor serviço ao cliente e uma maior vantagem competitiva para os seus negócios.

O exemplo da avaliação dos equipamentos anti-incêndio de um edifício é sintomático: após a simples inserção dos dados num formulário digital, bastam alguns segundos para o envio do relatório para avaliação e análise. Com este procedimento, o processo de avaliação do risco de incêndio é automatizado e os múltiplos relatórios de conformidade são cumpridos a partir de provas recolhidas no local, reduzindo os ciclos de auditoria externa. Estes relatórios incluem informações sobre o tipo de edifício vistoriado (o fim a que se destina, os materiais utilizados, a data de construção), quantas pessoas o frequentam e os pontos a merecer a atenção das equipas técnicas.

A automação dos fluxos de trabalho realizados no exterior e com a recolha e tratamento eletrónico dos dados recolhidos, permite às organizações dispor de informações precisas e em tempo real, é fundamental para tirar a máxima rentabilidade do investimento em tecnologia e aumentar os níveis de produtividade das equipas. A era das pilhas de papéis e dos relatórios morosos acabou. Automatizar procedimentos e tratar a informação eletronicamente, significa que todos os elementos de uma equipa, seja qual for a sua natureza, são notificados em tempo real do que está a acontecer, bem como da etapa seguinte, gerando assim valor acrescentado ao trabalho e maior retorno do esforço comum.

É inevitável modernizar os sistemas de informação e procurar novas ferramentas que agilizem procedimentos e automatizem o trabalho a realizar no exterior das organizações, que reduzam o esforço humano e assegurem a qualidade, eficiência e eficácia das entregas associadas à atividade desenvolvida e com ganhos para todos - decisores, executantes, utentes e clientes.