A imagem de uma fila longa junto a um serviço municipal para resolver um qualquer problema administrativo é um quadro cada vez menos frequente em grande parte das autarquias portuguesas. Os municípios nacionais estão a aderir às novas plataformas tecnológicas que prestam serviços em linha, sem que o utente tenha de aí se deslocar fisicamente.

Com o intuito de responder às novas necessidades dos cidadãos, em geral, alguns municípios criaram já as plataformas de serviços online que permitem a interatividade entre os cidadãos e /ou pessoas coletivas e a respetiva câmara municipal para a requisição de um determinado serviço. Isto possibilita o acesso remoto ao serviço pretendido e a redução das deslocações, com vantagens como economia de tempo e de recursos, que o ambiente também agradece. Outra vantagem a acrescentar é a maior celeridade nos processos administrativos e operativos pretendidos.

Os gabinetes virtuais dos municípios dispõem de serviços de atendimento multicanal integrados, criados a pensar nas necessidades e expectativas dos cidadãos da cidade em causa e de todos aqueles que, por motivos pessoais ou profissionais, têm de se relacionar com uma determinada autarquia. Qualquer que seja a matéria a tratar, o gabinete virtual distribui e trabalha em articulação com os restantes serviços camarários no sentido de oferecer uma resposta adequada e personalizada às questões apresentadas.

As autarquias poderão adotar o sistema de uma única plataforma de gestão da informação e de interação com o utente no sentido de esta centralizar todas as valências e capacidades de prestação de serviço de atendimento e de informação municipal.

Em função das necessidades dos cidadãos e da entidade pública, à plataforma de suporte e sustentação de serviços podem ser acrescentadas outras funcionalidades, como o acesso a informação restrita sobre todos os serviços prestados ou o acesso a formulários para a submissão eletrónica, a partir de qualquer computador ligado à Internet.

A funcionalidade e a simplicidade de utilização do sistema são critérios fundamentais para a adesão mais rápida por parte dos munícipes aos serviços prestados.

Uma plataforma eletrónica consiste numa infraestrutura informática que integra um conjunto de funcionalidades, serviços e aplicações informáticas necessárias à realização do serviço ou mesmo o estabelecimento de contratos públicos.

Para os utentes, o acesso ao serviço público é determinado por meio de um computador ou smartphone através de meios eletrónicos abertos, mas seguros e não discriminatórios.

Normalmente, a gestão da plataforma eletrónica é entregue a uma empresa que será a responsável pela manutenção do sistema técnico e das aplicações informáticas necessárias ao bom funcionamento da estrutura. O aspeto visual e o design da plataforma são requisitos importantes aquando do seu desenho, no então, podem ser trabalhados e melhorados durante a utilização da estrutura.

As funções e serviços a prestar via plataforma eletrónica podem passar pela receção de propostas, disponibilização de informação aos utentes e aos fornecedores, publicação de procedimentos concursais e receção das respetivas candidaturas, disponibilização de documentação para consulta, receção de pedidos de esclarecimentos e resposta aos mesmos, requerimentos diversos para obras privadas, abertura de contadores, licenciamentos, entre muitas outras possibilidades que podem ser criadas de acordo com as necessidades do município.

Para o utente, o guichet ou balcão de interação com o serviço passa a ser eletrónico e estar à distância de um computador ou de um telemóvel. O nível de interação entre o município e o cidadão pode ser escalonado mediante o registo ou não dos utilizadores oferecendo tipos de serviços diferentes: os utilizadores não registados têm acesso a funcionalidades e serviços mais restritos do que os registados. Estes guichets virtuais de atendimento podem ainda ser temáticos como é o caso do "balcão do empreendedor", que se subdivide em múltiplas áreas de atividade e que já está ativo em todo o país.

A adesão a plataformas eletrónicas de fornecimento de serviços por parte de um município demonstra o interesse deste último em prestar um serviço de qualidade, em segurança e de grande utilidade aos seus cidadãos. Em qualquer circunstância, mesmo que exista relutância por parte de alguns cidadãos a aderirem aos serviços eletrónicos, estes agilizam e aliviam a pressão em quaisquer serviços camarários, conduzindo a uma maior eficácia quer na utilização dos recursos, quer dos serviços públicos prestados.

O desenvolvimento e a criação de soluções urbanas inovadoras para cidades inteligentes passa também por produzir soluções integradas que respondam às necessidades dos munícipes no contexto atual.

Do ponto de vista do munícipe, a disponibilização dos balcões virtuais dos serviços camarários permite uma maior inclusão social com acesso facilitado para todos os utentes de igual forma, incluindo pessoas portadoras de deficiência ou que vivam em zonas mais distantes do concelho. Isto representa uma economia de tempo e de recursos real que pode ser empregue noutras atividades.

A funcionalidade de um município inteligente tem vantagens diretas e indiretas para os seus munícipes. Uma cidade com uma entidade pública funcional é tão atrativa para ser eleita como residência para uma família, como para empresas ou outros projetos diversos de investimento, que por sua vez, dependem invariavelmente de uma estrutura logística e administrativa que facilite e fomente o empreendedorismo. A consequência é evidentemente a criação de emprego num município onde as empresas sabem com toda a certeza que poderão operar com confiança.

O paradigma da administração local está a mudar em conjunto com o contexto de desenvolvimento económico e social atual, em que a pessoa, o cidadão ou o utente passa a estar no centro de decisão. Isto requer um acompanhamento e uma reorientação das políticas públicas locais no sentido de criar toda uma estrutura que facilite e melhore a qualidade de vida do munícipe.

A plataforma digital é um dos meios que responde às novas necessidade dos cidadãos e que permite materializar a solução para um problema ou um requisito através de um "balcão desmaterializado".

Estes gabinetes ou balcões virtuais permitem sobretudo às autarquias funcionarem de forma mais rápida e eficaz e redirecionar as atenções e os recursos para a solução de problemas e não para a receção e absorção desses mesmos problemas.